Welche Mitgliederverwaltung (MGV) passt zu Euch?

Seit den 1980ern halten Computerprogramme Einzug in Verbänden und Vereinen. Anfangs waren es kleinere Programme, in welche Namen und Adressen der Mitglieder mit Ein- und Austrittsdatum eingetragen wurden. Mit Hilfe dieser Programme wurden Serienbriefe, später E-Mails wie z.B. Beitragsrechnungen verschickt sowie Einladungen zu Versammlungen oder zu Veranstaltungen überbracht.

Mit dem Oberbegriff Digitalisierung wurden diese Programme immer weiter aufgebohrt und zur heute bekannten Mitgliederverwaltungen (MGV): Daten zu den diversen Abteilungen eines Vereines (z.B. Abteilungsbeitrag, Sonderumlage, persönliche Ehrungen durch Verein und / oder Verband), zur vereinfachten finanziellen Übersicht (z.B. Buchungssätze, SEPA-Lastschrift, Spendenübersicht, Inventarlisten), zur schnelleren Meldung an die Fachverbände bzw. Landessportbünde oder gar zur optimierten Abrechnung von Übungsleitern und Trainern. Sogar ganze Terminkalender zur sofortigen Hallen- oder Platzreservierung wurden implementiert.

Heute gibt es für jeden Verein, gleich welcher Größe (bezogen auf Mitglieder oder Finanzen), ein passendes MGV. Die Auswahl ist groß und die integrierten Zusatzfunktionen manigfaltig. Dennoch erleichtert dies das Finden des richtigen MGV nicht. Vorab sind also Fragen im Verein wie diese zu klären:

• Welche Anforderungen stellt Dein Verein an eine MGV?
• Wer in Deinem Verein wird mit der MGV arbeiten?
• Wo wird das Datenvolumen der schutzbedürftigen Daten langfristig gespeichert?
• Welche Kosten kommen auf Deinen Verein zu.

Wir als prm Vereinsberatung wissen weder die genauen Anforderungen Deines Vereins, noch kennen wir jede einzelne MGV am Markt, noch aus eigener Nutzung. Daher können wir Dir lediglich einen oberflächlichen Überblick verschaffen und einzelne Aspekte benennen, auf welche Du achten könntest. Jeder Verein kommt nicht umhin, sich mit seinen Mitgliedern und Sachbearbeiter*innen die Systeme genau anzuschauen, sie auszuprobieren (z.B. 30-Tage-Testprogramme) und selbst zu beurteilen. Dies kann nur ein grober Ausblick sein.

A. Welche Anforderungen stellt Dein Verein?

1. Alle Daten zu den jeweiligen Mitgliedern, Abteilungen und Verbänden sollen integrierbar sein: dies ist in allen MGVs gewährleistet. Je nach örtlicher Lage Deines Vereins kann die eine MGV mit der jährlichen Bestandsmeldung an den Landessportbund besser umgehen, als mit dem in einem anderen Bundesland. Hierbei kann jedoch Excel Abhilfe schaffen; CSV- und Excel-Daten lassen sich einwandfrei bearbeiten. Serienbriefe, E-Mails aus den Programmen, Beitragseinzüge gehören zur allgemeinen Ausrüstung einer guten MGV.
2. Ein SEPA-Lastschriften-Modul in der MGV ist vorhanden: zusätzlich hätten wir gerne eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder eine doppelte Buchführung (Doppik). Hilfreich wäre z.B. eine DATEV-Schnittstelle, um die Beitrags- und sonstigen Buchungen an den Steuerberater (StB) weiterreichen zu können. Hier gibt es die ersten größeren Unterschiede; während lediglich S-Verein mit einer DATEV-Schnittstelle aufwartet, setzen alle anderen Programme (z.B. ClubDesk; Vereinsplaner; Easy Verein; weblink; SEWOBE, IntelliOnline) eher auf die CSV / Excel Verarbeitung. Je nach benötigtem Umfang wird eine EÜR oder Doppik unter Berücksichtigung der 4 Tätigkeitsfelder erstellt. Entweder durch Ausdrucke oder durch einen berechtigten, direkten Zugriff des StB auf das jeweilige Programm.
3. Wir wollen unseren Mitgliedern den direkten Zugriff auf unseren Hallenplan, unsere Kurse etc. gewähren: einige MGVs warten damit auf. Sehen wo und wann etwas frei ist und dann bitte sofort reservieren. Wartezeiten sind nicht akzeptabel, da diese Leerlauf bedeutet und dadurch kostspielig für Deinen Verein ist. Durch die Zusatzfunktion Kalender (vorhanden z.B. bei ClubDesk; Vereinsplaner; Easy Verein; weblink; IntelliOnline) kann diese Anforderung von einigen MGVs abgedeckt werden.
4. Weitere Annehmlichkeiten wie u.a. Teilnehmerlisten, Trainerabrechnungen etc.. Bei einigen Programmen, wie z.B. IntelliOnline, können u.a. je Kurs die Teilnehmer eingetragen werden, der/die Übungsleiter*in oder der/die Trainer*in quittieren ihre Stundenzahl und durch Freigabe der Stunden am Ende des Monats durch z.B. Mitarbeitern der Geschäftsstelle, werden die jeweiligen Gebühren automatisch überwiesen.

Dies war Teil 1 unserer Beitragsreihe „Gut zu Wissen!“ zum Thema Mitgliederverwaltungen. Hiermit wollen wir Dir einen groben Überblick über das vorhandene Angebot geben. Die Auswahl kann nicht vollumfänglich sein, da immer wieder neue oder optimierte Programme auf den Markt kommen.

Als Vereinsmanager der prm Vereinsberatung rate ich Dir, zusammen mit Deinen Vorstandkollegen die Anforderungen Deines Vereines klar zu definieren, die Ausbildungen und Kenntnisse der mit dem MGV arbeitenden Mitglieder zu analysieren und im Anschluss daran zwei bis drei in Frage kommende Systeme mit allen betroffenen Mitgliedern Eures Vereins zu testen.

Hast Du Fragen zu diesem oder einem anderen Thema? Setz Dich mit uns unter 0179/4143303 oder prm@vereinsberatung.org oder unserem Kontaktformular unter www.vereinsberatung.org in Verbindung. Wir helfen gerne, denn: Wir kennen Verein!